Conditions d'utilisation

1. Identification des parties

Les présentes Conditions générales d'utilisation (ci-après les « Conditions » ou « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation des services offerts par :

• Raison sociale : DictIA Inc. — NEQ 1181949562
• Forme juridique : société par actions constituée le 22 mars 2026 en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec (RLRQ, c. S-31.1)
• Siège social : 77 chemin de la Seigneurie, Inverness QC G0S 1K0, Canada
• District judiciaire : Québec
• Actionnaires : Allison Rioux (50 %) et Jean-David Lévesque-Rioux (50 %)
• Téléphone : 581 996-8471
• Courriel : info@dictia.ca
• Site web : https://dictia.ca

(ci-après le « Fournisseur » ou « DictIA Inc. »)

ET le Client ou l'Utilisateur ayant accepté les présentes CGU.

Les présentes CGU sont rédigées en langue française conformément à la Charte de la langue française (RLRQ, c. C-11.1) telle que modifiée par la Loi 96. En cas de traduction, la version française prévaut en tout temps.

2. Description du service DictIA

2.1 Nature du service

DictIA est un logiciel de transcription audio automatisée par intelligence artificielle développé par DictIA Inc. Il permet de convertir des enregistrements audio en texte de manière automatisée, avec des fonctionnalités optionnelles de diarisation des locuteurs et de synthèse intelligente. DictIA n'est pas un dispositif médical certifié au sens de la Loi sur les aliments et drogues (L.R.C. 1985, c. F-27).

2.2 Fonctionnalités principales

• Transcription automatisée par WhisperX (BSD-2-Clause) ;
• Diarisation vocale Niveau 1 (intra-session) — identification des locuteurs au sein d'un même enregistrement, traitement en RAM uniquement, aucun stockage persistant, consentement distinct requis ;
• Diarisation vocale Niveau 2 (inter-sessions) — mémoire des locuteurs persistante, consentement distinct obligatoire ;
• Résumé et structuration par modèle de langage local — aucune donnée envoyée à des services d'IA externes ;
• Gestion des transcriptions : recherche, organisation, exportation et partage contrôlé.

2.3 Modes de déploiement

2.4 Architecture technique DictIA Cloud

• Stockage persistant : OVH Canada Inc., Beauharnois (Québec) — données chiffrées AES-256 au repos, juridiction québécoise ;
• Traitement GPU : Google Cloud Platform, région northamerica-northeast2-b (Toronto, Ontario) — traitement exclusivement en mémoire vive (RAM), aucune écriture sur disque, arrêt automatique après 5 minutes maximum, transfert hors Québec encadré par EFVP signée EFVP_GCP ;
• Réseau sécurisé : tunnel Tailscale VPN (WireGuard, ChaCha20-Poly1305) entre OVH Beauharnois QC et GCP Toronto ON ;
• Frontend web : Cloudflare CDN (donnees de navigation uniquement — EFVP signée EFVP_Hubspot). La plateforme applicative DictIA est accessible exclusivement via le tunnel Tailscale VPN, sans exposition publique.

Engagement fondamental : toutes les données personnelles persistantes des utilisateurs demeurent au Québec (OVH Beauharnois). Les données médicales et biométriques ne quittent jamais le Canada.

3. Inscription et compte utilisateur

L'inscription au Service requiert un consentement granulaire conforme à l'article 14 de la Loi 25. Quatre consentements distincts sont collectés :

1. Acceptation des présentes Conditions d'utilisation (obligatoire) ;
2. Acceptation de la Politique de confidentialité (obligatoire) ;
3. Consentement aux communications marketing (facultatif) ;
4. Consentement aux mesures d'analyse d'audience anonymisées (facultatif).

L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à maintenir la confidentialité de ses identifiants. Les mots de passe sont stockés sous forme hachée (bcrypt). L'authentification multi-facteurs (MFA) est obligatoire pour tous les accès administrateurs.

4. Forfaits et prix

Trois formules sont proposées :

• DictIA 8 : déploiement local single-user (boîtier livré au cabinet) ;
• DictIA 16 : déploiement local multi-user (boîtier livré au cabinet) ;
• DictIA Cloud : SaaS hébergé chez OVH Beauharnois (Québec) avec traitement GPU temporaire RAM-only sur GCP Toronto (Ontario).

Les prix en vigueur sont publiés sur la page https://dictia.ca/tarifs. Les prix sont libellés en dollars canadiens (CAD) et excluent les taxes applicables (TPS et TVQ).

5. Modalités de paiement

Les paiements sont traités par Stripe Inc. (San Francisco CA, certifié PCI-DSS). DictIA Inc. ne stocke pas les numéros de carte complets (tokenisation PCI-DSS gérée par Stripe). Les modes de paiement acceptés incluent les cartes de crédit majeures, Apple Pay et Google Pay. Les abonnements peuvent être facturés mensuellement ou annuellement (avec une réduction de 15 % sur le tarif annuel).

Les taxes applicables (TPS 5 % et TVQ 9,975 %) sont ajoutées au moment de la facturation conformément à la législation fiscale québécoise.

6. Activation du service

L'accès au Service est activé après confirmation du paiement initial. Pour DictIA 8 et DictIA 16, l'activation requiert également la livraison et la configuration du boîtier matériel chez l'Utilisateur (délai indicatif : 5 à 10 jours ouvrables).

7. Obligations de l'utilisateur

L'Utilisateur s'engage à utiliser DictIA conformément aux présentes CGU, à la législation applicable et aux bonnes pratiques professionnelles. Sont notamment interdits :

• Tout usage visant à traiter des enregistrements obtenus sans le consentement des personnes enregistrées ;
• Tout traitement d'enregistrements contenant des renseignements personnels de tiers à des fins incompatibles ;
• Toute tentative d'extraction, de rétro-ingénierie ou de contournement des modèles d'IA intégrés ;
• Tout usage contraire au Code criminel (L.R.C. 1985, c. C-46), notamment l'interception illégale de communications privées (art. 184).

Responsabilité du Client — consentement des personnes enregistrées : le Client, en qualité de responsable du traitement, déclare et garantit que pour chaque enregistrement soumis à DictIA, il a obtenu le consentement préalable de toutes les personnes dont la voix figure dans l'enregistrement, qu'il les a informées du traitement par IA, et — si la diarisation est activée — qu'il a obtenu leur consentement exprès et distinct au traitement biométrique conformément aux articles 44 et 45 de la LCCJTI. Le Client conserve les preuves de ces consentements pendant la durée du contrat et 3 ans après son expiration.

8. Données biométriques vocales (LCCJTI art. 44-45)

La fonctionnalité de diarisation vocale de DictIA implique l'extraction d'empreintes vocales (vecteurs biométriques) à partir des enregistrements audios. Ces empreintes constituent des données biométriques au sens de l'article 44 de la LCCJTI et des renseignements sensibles au sens de la Loi 25.

Avant toute activation de la diarisation, l'Utilisateur doit donner son consentement via une case à cocher distincte, séparée et non pré-cochée :

• Consentement biométrique — Niveau 1 (intra-session) : empreintes calculées en mémoire vive et détruites immédiatement à la fin du traitement, jamais stockées de façon persistante ;
• Consentement biométrique — Niveau 2 (inter-sessions, mémoire des locuteurs) : vecteurs persistants pseudonymisés stockés sur OVH Beauharnois (Québec), chiffrés AES-256, durée maximale de 12 mois après la dernière utilisation. Banque biométrique déclarée à la CAI (formulaire K1 préparé, soumission préalable obligatoire).

Les empreintes vocales sont utilisées exclusivement pour la distinction et l'attribution des locuteurs dans les transcriptions. Elles ne sont en aucun cas utilisées pour la vérification ou la confirmation d'identité civile, la surveillance, le profilage, le pistage, le contrôle d'accès, ni pour l'entraînement, l'affinage ou l'évaluation de modèles d'IA.

9. Sous-traitants et transferts hors Québec

Conformément à l'article 17 de la Loi sur le secteur privé, DictIA Inc. a réalisé des EFVP documentées pour chaque transfert. Les sous-traitants autorisés sont :

Aucune donnée audio, transcription, vecteur biométrique ni renseignement personnel sur la santé n'est transmis à HubSpot, Cloudflare ni Stripe. Les utilisateurs sont informés du transfert vers GCP Toronto (Ontario) dans la présente section et dans la Politique de confidentialité.

10. Engagement de non-entraînement IA

DictIA Inc. prend l'engagement ferme, public et documenté suivant :

Les données audio, les transcriptions, les résumés et les vecteurs biométriques des utilisateurs et clients de DictIA ne sont JAMAIS utilisés pour entraîner, affiner (fine-tuning), évaluer ou améliorer les modèles d'intelligence artificielle exploités par DictIA Inc., ni pour développer de nouveaux modèles, ni pour être cédés à des tiers à ces fins.

Tous les modèles d'IA fonctionnent en mode inférence uniquement (inference-only). Aucun mécanisme d'apprentissage en ligne n'est actif.

11. Limitation de responsabilité et avis médical

DictIA est un outil d'assistance à la transcription et n'est pas un dispositif médical certifié. Les transcriptions générées peuvent contenir des erreurs ou des inexactitudes. Le professionnel de la santé est seul responsable de relire intégralement chaque transcription avant toute utilisation clinique, de la valider et de la corriger avant intégration dans un dossier médical, et d'exercer son jugement clinique de manière indépendante.

DictIA Inc. n'est pas responsable du contenu des enregistrements audio soumis, de l'exactitude des transcriptions automatisées, du non-respect par le Client de ses obligations en matière de consentement ou de protection des renseignements personnels, ni des dommages indirects, accessoires, consécutifs ou punitifs.

Plafond de responsabilité : la responsabilité totale de DictIA Inc. envers le Client ne pourra en aucun cas excéder le montant total des frais effectivement payés par le Client au cours des douze (12) mois précédant l'événement donnant lieu à la réclamation. Ce plafond ne s'applique pas en cas de faute lourde ou intentionnelle (art. 1474 C.c.Q.) ni aux réclamations fondées sur une violation des droits à la vie privée résultant d'un manquement grave aux obligations de sécurité ou de confidentialité.

12. Suspension et résiliation

Le Contrat est conclu pour la durée de l'abonnement choisi et renouvelé automatiquement sauf avis de résiliation. DictIA Inc. avise le Client par courriel au moins 14 jours avant la date de renouvellement.

Le Client peut résilier à tout moment en transmettant un avis écrit à facturation@dictia.ca. Dans les 30 jours suivant la résiliation effective, DictIA Inc. fournit au Client ses données dans un format exploitable (TXT, DOCX, JSON) et supprime toutes les copies sous son contrôle.

DictIA Inc. peut résilier le Contrat : pour manquement grave après mise en demeure de 30 jours ; pour violation grave de la LSP ou de la LCCJTI (préavis de 10 jours) ; pour traitement manifestement illicite (effet immédiat) ; ou pour cessation d'activité (préavis de 60 jours).

DictIA Inc. peut suspendre l'accès au service pour non-paiement au-delà de 15 jours, utilisation contraire aux CGU, risque de sécurité imminent ou ordonnance d'une autorité compétente.

13. Propriété intellectuelle (AGPL-3.0 — open core)

Le logiciel DictIA est basé sur le projet open source Speakr, distribué sous licence GNU Affero General Public License v3.0 (AGPL-3.0). Conformément à l'article 13 de la licence AGPL-3.0 :

• Le code source du logiciel DictIA est accessible aux utilisateurs du service à l'adresse https://gitea.dictia.ca/Innova-AI/dictia-public. DictIA Inc. s'engage à maintenir cette page opérationnelle en tout temps pendant la durée du service ;
• Les modifications apportées par DictIA Inc. au code source sont documentées dans le fichier CHANGES.md du référentiel ;
• L'attribution upstream à l'auteur originel du projet Speakr est préservée dans le fichier NOTICE.

Valeur ajoutée propriétaire (non couverte par AGPL-3.0) : services d'installation, de configuration et de déploiement ; infrastructure d'hébergement et de traitement cloud ; services de support technique et de maintenance ; personnalisations clients ; interfaces API propriétaires.

Propriété des données du Client : le Client est propriétaire de l'ensemble de ses données (enregistrements, transcriptions, résumés). DictIA Inc. n'acquiert aucun droit sur ces données.

Les marques « DictIA » et « DictIA Inc. » sont la propriété exclusive de DictIA Inc.

14. Modifications des conditions

DictIA Inc. peut modifier les présentes CGU pour refléter des changements législatifs, réglementaires, technologiques ou opérationnels. Toute modification substantielle est notifiée au Client par courriel et par notification dans l'interface, avec un préavis minimum de 30 jours avant l'entrée en vigueur. Si le Client refuse les nouvelles CGU, il peut résilier sans pénalité avant la date d'entrée en vigueur.

15. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par les lois du Québec et du Canada applicables, notamment : la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, telle que modifiée par la Loi 25), le Code civil du Québec (RLRQ, c. CCQ-1991), la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, c. C-1.1), la Charte de la langue française (RLRQ, c. C-11.1, telle que modifiée par la Loi 96), la Loi anti-pourriel canadienne (LCAP) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Tout litige est soumis à la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Québec, sous réserve des dispositions impératives d'ordre public.

Force majeure : aucune partie n'est responsable du retard ou de l'inexécution résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1470 C.c.Q.

16. Langue

Le présent Contrat est rédigé en langue française conformément à la Charte de la langue française telle que modifiée par la Loi 96. En cas de traduction, la version française prévaut en tout temps. Toutes les communications officielles entre DictIA Inc. et le Client (notifications d'incidents, réponses DSAR, avis de modification, support technique) sont effectuées en français.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes Conditions :

• Courriel général : info@dictia.ca
• Facturation et résiliation : facturation@dictia.ca
• Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : rprp@dictia.ca
• Téléphone : 581 996-8471
• Adresse postale : DictIA Inc., 77 chemin de la Seigneurie, Inverness QC G0S 1K0

18. Date de mise à jour

Version 2026-04-27 — Inverness, Québec. Présentes CGU alignées sur le document signé CGU-CLIENT_DictIA (v1.0, 9 mars 2026).